Abikõlblik kulu peab olema tekkinud ja makstud abikõlblikkuse perioodil ja on vajalik taotluses nimetatud tegevuseks. Kulu peab olema projektiga otseselt seotud, läbipaistev, põhjendatud, mõistlik, proportsionaalne, üksikasjalikult kirjeldatud, vältimatu projekti elluviimiseks ning vastama projekti eelarvele.
Kulu peab olema tasutud toetuse saaja, projektipartneri või sihtriigi partneri poolt ning see peab olema kajastatud toetuse saaja, projektipartneri või sihtriigi partneri raamatupidamisdokumentides ning see peab olema muudest kuludest eristatav, kontrollitav ja vastama raamatupidamise seadusele või sihtriigi raamatupidamise nõuetele.
Abikõlblikud kulud on
1) projektijuhtimise kulu (projektijuhi, projektijuhi assistendi ning raamatupidaja töötasudega seotud kulud) või projektijuhi töötasu kuni 20% abikõlblikest kuludest ning peavad põhinema projekti rakendamise tegelikel kuludel.
2) projekti heaks töölepingu alusel töötavate töötajate või avaliku sektori teenistujate töötasu sh kõik vajalikud maksud ja hüvitised, mis on lepingute alusel asjakohased. Kui projekti heaks tööd tegev töötaja või ekspert täidab asutuses ka muid mitte projektiga seotud ülesanded, peavad projektiga seotud ülesanded olema selgelt eristatavad.
3) projekti eesmärgi saavutamiseks kaasatud eksperdile makstav töötasu sh kõik vajalikud maksud ja hüvitised, mis on lepingute alusel asjakohased.
Töötaja ja eksperdi töötasu abikõlbliku kulu suuruse määramiseks peab töötaja ja eksperdi ülesannete täitmiseks sõlmitav leping või ametijuhend sisaldama vähemalt töötaja ja eksperdi projektiga seotud tööülesannete loetelu, oodatavaid tulemusi, töömahtu ja makstava töötasu suurust. Tehtud töö tõendamiseks esitavad töötaja ja ekspert kokkuvõtte tehtud töödest või üleandmis-vastuvõtmisakti, mis sisaldab tehtud tööde ja saavutatud tulemuste ülevaadet. Toetuse saaja, projektipartneri ja sihtriigi partneri juhtimisega seotud personalikulu ei ole abikõlblik. Samuti ei ole abikõlblik töötasule lisaks makstav tasu.
4) projektiga seotud päevaraha tulumaksuseadusega kehtestatud maksustamisele mittekuuluva piirmäära ulatuses. Tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktide 1 ja 2 alusel on välislähetuse päevaraha maksuvaba piirmäär on 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta.
5) projektiga seotud lähetuskulud, sh majutuskulu kuni 128 euro ulatuses ööpäevas;
6) projektiga seotud sõidukulu ühissõiduki pileti või taksoarve alusel, kütusekulu tõendava dokumendi ja kalkulatsiooni esitamisel või kooskõlas asutuses kehtestatud isikliku sõiduvahendi kasutamise tingimuste ja hüvitisega tulumaksuseadusega kehtestatud maksustamisele mittekuuluva piirmäära ulatuses. Isikliku sõiduauto kasutamisel teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel on ühele isikule makstava hüvitise maksuvaba piirmäär sõitude kohta arvestuse pidamise korral 0,30 eurot kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 335 eurot kalendrikuus iga hüvitist maksva tööandja kohta.
7) projekti eesmärgi saavutamisega otseselt seotud asjade hankimise, teenuste ja tööde teostamise ja tellimise kulud;
8) projektiga seotud ürituste, sealhulgas seminaride ja koolituste korraldamise kulud, sealhulgas erisoodustusega kaasnev tulumaks ja sotsiaalmaks;
9) projektiga seotud trükiste ja digitaalsete materjalide väljaandmise kulud;
10) projektiga seotud teavitustegevuse kulud;
11) riiklikud maksud ja lõivud, mida Eesti või välisriik ei tagasta (sealhulgas käibemaks);
12) toetuse saaja, projektipartneri ja sihtriigi partneri üldkulud kuni 5% projekti abikõlblikest kuludest.
Üldkulude hulka loetakse järgmised kulud:
- bürootarvete soetamise kulud. Bürootarvete hulka ei loeta kontorisisustust;
- bürooseadmete kasutusrendi kulud. Kasutusrendi kogukulu ei või ületada bürooseadme soetusmaksumust;
- sideteenuste kulud, sealhulgas telefoni- ja faksiteenuste kuu- ja abonenttasud, teenuse kasutamise jooksvad kulud ning posti- ja elektroonilise andmesidega seotud jooksvad kulud;
- infotehnoloogia (serverid ja võrgud) ning kontoritehnika hooldus- ja remondikulud;
- kommunaalkulud, sealhulgas kütte, vee ja elektri tarbimise, ruumide koristamise ja valveteenuse kulu, välja arvatud valehäirete kulud;
- projektiga seotud pangakonto avamise ja haldamise kulud, ülekandetasud, valuutavahetustasu, valuutavahetuskahjum.
Siin nimetamata üldkulusid ei saa abikõlblike kulude hulka arvata. Taotluses tuleb üldkulud välja tuua kululiikide kaupa ning märkida üldkulude projektikuludeks arvestamise metoodika. Üldkulude abikõlblik summa arvestatakse projekti kohta proportsionaalselt üldkulude kogukulust vastavalt:
- kasutatud ruumide pinnale;
- tekkinud kuludele;
- ruumide üürikulu.
13) muud projekti elluviimiseks vajalikud otsesed kulud.
Abikõlblikud ei ole esinduskulu ja tehtud kingituse kulu, trahv, viivis ja muu rahaline karistus ning kohtukulu ja muu toetatavate tegevustega sidumata ning projekti elluviimise seisukohast põhjendamatu kulu.
Samuti ei ole abikõlblik kulu, mille katteks on toetust eraldatud või mis on varem hüvitatud riigieelarvest või Euroopa Liidu või välisvahenditest.
Sularahamakse on abikõlblik juhul, kui see on vältimatu projekti eesmärgi saavutamiseks ja makset ei ole võimalik tasuda hankijale või teenuse osutajale pangaülekande teel ega teha kaardimakset ning sularahamakse kohta on olemas kuludokumendid.
Selline kulu loetakse abikõlblikuks, kui pangaülekande ega kaardiga ei ole võimalik tasuda ning on olemas arve ja maksmist tõendav dokument, näiteks kviitung.
Käibemaks on abikõlblik kulu juhul, kui on võimalik tõendada, et toetuse saaja on lõpptarbija, kellel käibemaksu reguleerivate õigusaktide kohaselt ei ole projekti raames tasutud käibemaksust õigust maha arvata sisendkäibemaksu või käibemaksu tagasi taotleda ning kellele käibemaksu ei hüvitata ka muul moel.
