Juhis hankelepingu korrektseks täitmiseks ja muutmiseks
Rahandusministeeriumi Auditeeriva asutuse ja Riigi Tugiteenuste Korraldusasutuse poolt Euroopa Liidu toetuste kasutamist kontrollivate auditite suunistest tulenevalt pööratakse kontrollides olulist rõhku hankelepingu muudatuste korrektsusele, samuti hankelepingu täitmisele. Paraku kontrollide käigus tuvastatakse lepingutega seonduvalt arvestataval määral riigihangete seaduse (RHS) rikkumisi, mis omakorda viib sageli toetuse osalise tagasinõudmiseni. Eeltoodust tulenevalt peame vajalikuks osundada Teie tähelepanu alljärgnevale.
LEPINGUT VÕIB MUUTA järgmistel tingimustel
RHS § 123 lg 1 p 1: 10% asjade ja teenuste ning 15% ehitustööde lepingu maksumusest. Muudatusel peab olema rahaline väärtus. Üldjuhul ei ole tegemist samaväärse asendusega ja tuleb liita ära jääva ja juurde tuleva töö maksumus kokku. Reservi ja Ettenähtud Summa kasutamine läheb p 1 alla.
RHS § 123 lg 1 p 2: lepingu kohane muudatus ehk lepingu täitmine. Nt ülemõõtmine, elektriliitumised. Lepingus peavad olema kirjas muutmise võimaluse sisu, ulatus ja kohaldamistingimused
RHS § 123 lg 1 p 3: lisatööde tellimisel tuleb kontrollida, et: (a) hankijal on tekkinud vajadus täiendavate asjade, teenuste või ehitustööde järele, mida hankedokumendid ei sisaldunud; (b) lepingupoole vahetamine põhjustaks hankijale kas „olulist ebamugavust“ või „märkimisväärseid lisakulusid“; (c) lepingupoole vahetamist takistavad kas majanduslikud või tehnilised põhjused ning (d) ühegi muudatuse väärtus ei ületa 50 % lepingu algsest maksumusest. Olulise ebamugavuse all ei saa mõista uue hanke korraldamise vajadust. Märkimisväärset lisakulu või topeltkulu peaks hankija suutma tõendada tuginedes nt turu-uuringu andmetele. Tehnilised põhjused esinevad, kui esialgse hanke raamides ostetu ei oleks vahetatav või koostoimiv avalikult turult lisaks ostetavaga või tooks kaasa ühildamatuse või raskused käitamisel ja hooldamisel.
RHS § 123 lg 1 p 4: hankelepingut võib muuta nii olukorras, mil muudatusega kaasneb rahaline mõju (mitte üle 50%) või ka siis, kui rahalist mõju ei kaasne (nt täitmisaeg). Muudatuse põhjus peab olema hoolsale hankijale objektiivselt ettenägematu. Nt viga ehitusprojektis on ehitustöö hankes ettenägematu, kui see ei pidanud projekti vastuvõtmisel olema hankijale ilmselge. „Ettenägematus hoolsa hankija jaoks“ hindamisel tuleb vaadata hankija kohustusi laialt – kas oleks võinud pikema täitmisaja hankelepingus kohe ette näha või muul moel hanget paremini planeerida, nt välja selgitada sama KOV alal paralleelsed lepingud; ehitustööd etappideks jagada ja nt katendi taastamisele ja haljastustöödele seada lõpptähtaja alles kevadeks.
RHS § 123 lg 1 p 7: muudatus ei ole oluline kui pakkujate ring ei oleks olnud laiem, kui lepingutingimused oleks enne muutmist sellised olnud; lepingut muudetakse pakkuja kahjuks.
Kui tahetakse midagi lepingule juurde osta üle 10/15%, siis ostetagu eraldi lepinguga, nt väikeste osade erand. Eriti kindlasti sõlmitagu uus leping kui tahetakse juurde osta toetust kasutamata, lepingu maksumust pole mõtet suurendada muudatusega.
LEPINGUT EI PEA MUUTMA
Kui töövõtja lepingut rikub, siis tuleb nõuda lepingu täitmist (VÕS § 108), anda täitmiseks täiendav tähtaeg (VÕS § 114) ja kaaluda ka leppetrahvi kohaldamist, kui see on lepingus kokku lepitud kohustuse rikkumise puhuks.
LEPINGU TÄITMISEST
Juhime tähelepanu lepingute korrektse täitmise vajadusele toetuse kasutamisel. Lepingut tuleb täita ja nõuda teiselt poolelt selle täpset täitmist. Seeläbi välditakse olukorda, kus toetuse saajale tuleb teha tagasinõue õigusvastase hankelepingu muutmise pärast. Lepingu muutmiseks loetakse igasugust kokkulepitust erinevat lepingu täitmist ja hankelepingu muudatuse õiguspärasust hinnatakse riigihangete seaduse § 123 kohaselt. Hankija (toetuse saaja) peab nõudma ja kontrollima lepingu kõrvalkohustuste täitmist.
Näiteks tuleb lepingus nõutud garantii, kindlustus, täitmistagatis esitada hankijale nõutud ajaks, nõutud sisus ja väljastatuna nõuetele vastava isiku poolt. Lepingulised (ette-, vahe-) maksed tuleb teha täpselt kokkulepitud tingimustel. Kui lepingus on isikutele seatud pädevusnõuded, tuleb neid kontrollida.
Kui lepingu täitja eksib oma kohustuste täitmisel, siis tuleb viivitamata kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis nõuda lepingu täitmist ning kohaldada lepingus ette nähtud sanktsiooni (nt leppetrahv, makse peatamine). Sanktsiooni ei pea lepingus ette nägema. Seda korrektselt tehes langeb ära alus hilisemaks võimalikuks väiteks, et lepingut on kokkulepitult muudetud, ning seega muudatus on käsitletav täitja poolse rikkumisena.
Leppetrahv ei ole tulu, seda ei pea toetusest maha arvestama.
Küsimuste korral palun pöörduge Teie konkreetse toetusprojektiga tegeleva projektikoordinaatori poole.