Projektide kuludokumendid tuleb esitada läbi E-toetuse keskkonna. Kuludokumentide sisestamisel on väljade juures abiinfo ehk ?, mis on abiks andmete sisestamisel.
EMP kuludokumente (KD) menetletakse ja väljamakseid tehakse vastavalt Euroopa Majanduspiirkonna (EMP) finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärusele (leitav lehe paremalt äärelt EMPi õigusaktide alt), vastava meetme tegevuse toetuse andmise tingimustes (TAT) ettenähtule ning projektilepingule.
Toetus makstakse toetuse saajale pärast kuludokumendi esitamist toetuse saaja poolt tasutud kuludokumendi alusel. Põhjendatud juhul maksab KIK toetust välja etapiviisiliselt ettemaksetena maksetaotluse alusel, kui sedasi on sätestatud TATis. Asutustele, kes saavad kasutada sildfinantseerimise võimalust, tehakse projekti maksed ainult tegelike kulude alusel.
Iga lepingu esimese väljamakse alus on projekti käigus sõlmitud hankeleping koos hankemenetluse toimumist tõendavate dokumentidega. Need peab KIKile esitama E-toetuse vahendusel kohe pärast hankelepingu sõlmimist, et makse tegemisel oleks võimalik makse lepinguga siduda.
Lõppmakse suurus on vähemalt 10% toetusest ja see makstakse toetuse saajale tasutud kuludokumentide alusel pärast seda, kui KIK on kinnitanud lõpparuande.
Riigikassa maksab toetuse välja KD ja selle lahutamatute lisadokumentide alusel toetuse saajale (TS).
KD-le (välja arvatud ettemakse korral) ja ettemakse kasutamise tõendamisel lisatakse E-toetuse keskkonnas makse sisestamisel järgmised dokumendid toetuse saaja ja projektipartneri(te) tehtud abikõlblike kulude kohta:
- kohustuste tekkimise aluseks olevad kuludokumendid, sealhulgas asja, teenuse või töö kohta väljastatud arvete koopiad, millele lisatakse asja, teenuse või töö üleandmist ja vastuvõtmist tõendavate dokumentide koopiad;
- TS raamatupidamise kirjend arve kajastamise kohta. Arved peavad olema koostatud arvestades lepingutingimusi (sh lepingus ettenähtud kulusid, ettemaksu tagasiarvestust, maksetingimusi, tagatisi jms) ning tegevused ja kulud peavad olema tehtud projektilepingus sätestatud abikõlblikkuse perioodil;
- kulu tasumist tõendav dokument (tasumist tõendav dokument on panga väljavõte, millel on arhiveerimistunnus; maksekorraldus, kassa väljaminekuorder või e-riigikassa infosüsteemi konto väljavõte). Tasumist tõendav dokument tuleb esitada nii toetuse kui ka omafinantseeringu kohta.
- projektipõhine kulutuste väljavõte raamatupidamisest (esimese ja viimase väljamakse juures). Esimese MT-ga väljavõte raamatupidamistoimingutest, mille järgi on võimalik veenduda, et projekti kõik kulud (nii abikõlblikud kui mitteabikõlblikud) on selgelt eristatavad muudest TS kuludest. Viimase väljamakse juures TS raamatupidaja allkirjastatud projektipõhine raamatupidamise kulukonto väljavõte (väljavõttes peavad olema kulud projekti algusest lõpuni);
- aruandlusperioodi jooksul projektiga seoses koostatud analüüsid, uuringud, dokumendid ja muud materjalid;
- muud dokumendid, juhul kui need on nõutud vastavas TATis või rakendusmääruses.
- välispartneri kulude tõendamiseks piisab, kui toetuse saaja esitab KIKile selle välispartneri kulude abikõlblikkuse auditiaruande, mis on teostatud sõltumatu ja sertifitseeritud sama riigi audiitori poolt, kus on sätestatud, et selle partneri kulud on tehtud vastavalt EMP rakendusmäärusele, toetuse andmise tingimustele ja korrale, kohalikule seadusandlusele ja üldtunnustatud raamatupidamistavale.
NB! Projekti kaudsed kulud on abikõlblikud kulud, mida projekti elluviija ja/või projektipartner ei saa eristada otse projektile omistatavatena, kuid mida saab eristada ja põhjendada tema raamatupidamissüsteemis kuludena, mis tehti otseses seoses projektile omistatavate abikõlblike otsekuludega. Kui projekti eelarve sisaldab kaudseid kulusid, siis need moodustavad 15% projekti otsestest abikõlblikest personalikuludest ning neid ei hüvitata kuludokumentide alusel, vaid arvestatakse E-toetuses kuludokumentidega esitatud otsestest abikõlblikest personalikuludest.
Personalikulude tasumise korral lisatakse KD-le järgmised dokumendid:
- esimese makse puhul tööleping ja ametijuhend, kus on eristatavad töötaja ülesanded projekti elluviimisel (sh tasustamise põhimõtted, millest nähtub, et palk on põhjendatud ja mõistlik ning tööülesanded on sisult abikõlblikud; kui töölepingus, selle lisas, käskkirjas või otsuses ei ole sätestatud projektiga seotud tööülesannete osakaalu kogu tööst, tuleb tööaja kohta esitada tööajatabel);
- töölepingu muudatuse korral töölepingu muudatus;
- palga arvestuse alusdokument (palgalipik või raamatupidamise väljavõte eristatavate töötasuosade kohta), millele on lisatud TS raamatupidamise kirjend personalikulude kajastamise kohta;
- maksedokumendid (maksekorraldused), mis näitavad kogu töötasult arvestatud seadusjärgsed tööandja maksud ja töötaja töötasu;
Kui palgakulud tasutakse koondsummana terve asutuse lõikes, käsitletakse tasumist tõendava dokumendina väljavõtet raamatupidamise arvestusest, millel on esitatud projektiga seotud isikute töötasude ja maksude ülekannete kuupäevad ning vastavad summad.
NB! Puhkusetasu, tulemustasu ja muude seadusest tulenevate hüvitiste arvestamisel palun juhinduda RTK koostatud juhendist ja abitabelist. Leitavad lehe paremalt äärelt elluviimise dokumentide alt.
Kuludokumentide, ettemaksetaotluse ja ettemakse kasutamise tõendamise menetlemise aeg on kuni 30 kalendripäeva nõuetele vastava dokumendi E-toetuses esitamisest arvates. Kui KIKile esitatud dokumendid ei vasta nõuetele, võtab KIKi projektikoordinaator toetuse saajaga ühendust läbi E-toetuse postkasti (toetuse saaja näeb kirja E-toetuse keskkonda sisse logides) ja teavitab teda esinenud puudustest. KD menetlemise aeg pikeneb selle võrra, kui kaua toetuse saaja dokumente parandab.
Viimase makse tegemise eeldus on projekti lõpparuande esitamine. Lõpparuandele tuleb lisada TATis nõutud lisadokumendid.
NB! KIKil on õigus küsida kõiki täiendavaid dokumente, mis tõendavad deklareeritud töö tegemist, kulu tekkimist ja tasumist.
